Gràcies per contactar amb Fem Group!
Hem rebut la teva sol·licitud i ens posarem en contacte amb tu el més aviat possible.
Si tens qualsevol dubte o necessites més informació, no dubtis en contactar-nos.
Estem aquí per ajudar-te!
Setembre no és una tornada a la feina. És una prova per a l’organització
Per a moltes persones, el setembre representa simplement el final de les vacances. Les oficines tornen a omplir-se, les fàbriques recuperen el seu ritme habitual i les agendes comencen de nou a acumular reunions, trucades i tasques pendents. Des de fora, pot semblar que l’empresa simplement reprèn l’activitat allà on la va deixar unes setmanes abans.
Tanmateix, dins d’una organització industrial passa una cosa molt més complexa. El setembre no consisteix únicament a tornar a produir. També implica tornar a coordinar persones, recuperar el flux d’informació, reorganitzar prioritats i aconseguir que tots els processos tornin a funcionar de manera sincronitzada.
La tornada a la feina no consisteix només a reactivar la producció. Consisteix a tornar a connectar una organització que ha estat funcionant a un altre ritme durant diverses setmanes.
Per això, més que una simple tornada a la rutina, el setembre es converteix en una prova per comprovar fins a quin punt els processos de l’empresa són realment sòlids.
L’activitat torna abans que la coordinació
Els primers dies de setembre solen donar la sensació que tot passa alhora. Arriben noves comandes, reapareixen projectes que havien quedat en pausa, augmenten les trucades de clients i proveïdors i tornen les reunions que abans de l’estiu havien quedat pendents.
Tanmateix, recuperar l’activitat és relativament senzill. El que és realment complex és recuperar la coordinació entre tots els departaments.
Producció necessita conèixer les noves prioritats. Compres ha de confirmar terminis amb els proveïdors. Logística reorganitza les expedicions. Comercial torna a parlar amb clients que durant l’agost havien aturat els seus projectes. Cada àrea comença a treballar ràpidament, però totes necessiten tornar a sincronitzar-se perquè el conjunt funcioni amb normalitat.
Una empresa pot recuperar el ritme en pocs dies. Recuperar la coordinació entre tots els equips acostuma a requerir força més temps.
El setembre també és el mes de les prioritats
Després de l’estiu, poques empreses tornen amb una única tasca pendent. El més habitual és trobar una acumulació d’assumptes que esperen resposta.
Comandes que van quedar preparades abans de les vacances. Pressupostos pendents de confirmar. Nous projectes que arrenquen al setembre. Incidències que durant l’agost es van ajornar perquè no eren urgents.
Tot sembla important i tot sembla necessitar atenció immediata.
En aquest context, una de les primeres decisions que ha de prendre qualsevol organització no és què fer, sinó què fer primer.
No sempre és senzill. Donar prioritat a una tasca implica endarrerir-ne una altra, i aquesta decisió afecta directament la resta de departaments.
La tornada de les vacances no genera més feina. Fa visibles totes les prioritats al mateix temps.
La informació necessita tornar a posar-se al dia
Durant diverses setmanes, el volum d’activitat acostuma a ser diferent. Algunes empreses redueixen la producció, d’altres mantenen serveis mínims i moltes adapten el seu funcionament al període estival.
Quan comença el setembre, també és necessari actualitzar la informació amb què treballa l’organització.
Hi ha comandes el termini de les quals ha canviat, proveïdors amb nous calendaris de lliurament, clients que modifiquen previsions i projectes que reprenen un ritme diferent del previst abans de l’estiu.
No es tracta únicament de revisar dades. Es tracta d’assegurar-se que totes les persones treballen amb la mateixa informació i que les decisions tornen a recolzar-se en una realitat compartida.
Una bona coordinació comença quan tothom treballa amb la mateixa informació. Sense aquesta base, cada departament pot avançar en una direcció diferent.
Els processos també necessiten recuperar el seu ritme
Després de diverses setmanes amb un funcionament diferent, alguns processos necessiten uns dies per estabilitzar-se.
No perquè hagin deixat de funcionar, sinó perquè tornen a intervenir persones, departaments i proveïdors que durant l’agost treballaven a un ritme diferent o, simplement, no estaven disponibles.
És un bon moment per comprovar si els procediments permeten recuperar la normalitat amb facilitat o si depenen massa que determinades persones expliquin contínuament com s’han de fer les coses.
Quan aquesta recuperació resulta fluida, acostuma a ser un senyal que els processos estan ben definits. Quan cada setembre apareixen els mateixos dubtes, retards o improvisacions, potser l’organització té una oportunitat de millora.
La veritable fortalesa d’un procés no es demostra quan tot funciona amb normalitat. Es demostra quan és capaç de recuperar el ritme després d’un canvi.
La tornada també és una oportunitat per millorar
Tot i que el setembre acostuma a associar-se a una gran càrrega de feina, també ofereix una oportunitat interessant per revisar la manera de treballar.
Durant les primeres setmanes apareixen amb molta claredat petits problemes que durant la resta de l’any passen més desapercebuts. Informació difícil de localitzar, tasques duplicades, procediments poc clars o dependències excessives de determinades persones tornen a fer-se visibles precisament perquè l’organització està reprenent la seva activitat.
Observar aquests aspectes en lloc de limitar-se a resoldre’ls permet convertir la tornada a la feina en un moment d’aprenentatge.
Moltes millores no sorgeixen quan tot funciona perfectament, sinó quan l’empresa detecta què necessita reajustar per tornar a treballar amb normalitat.
Cada inici de setembre posa a prova la manera com una empresa està organitzada. I cada dificultat pot convertir-se en una oportunitat per millorar el funcionament del conjunt.
Una reflexió final
La tornada de les vacances acostuma a entendre’s com el moment en què l’activitat es torna a posar en marxa. Tanmateix, en una empresa industrial passa una cosa molt més important.
L’organització ha de tornar a coordinar persones, recuperar el flux d’informació, reorganitzar prioritats i aconseguir que tots els processos avancin de nou en la mateixa direcció.
Quan aquesta transició es produeix amb naturalitat, la feina recupera ràpidament el seu ritme habitual. Quan apareixen retards, dubtes o descoordinació, no sempre és conseqüència de la tornada a la feina. Moltes vegades és el reflex d’aspectes que ja existien abans de l’estiu i que el setembre simplement torna a posar de manifest.
El setembre no posa a prova la capacitat de treballar d’una empresa. Posa a prova la manera com està organitzada per tornar a fer-ho.
👉 Quan la vostra empresa torna de les vacances, el primer que recupera és l’activitat… o la coordinació entre els equips?
👉 Quantes de les dificultats que apareixen cada setembre són realment conseqüència de les vacances… i quantes revelen oportunitats de millora que ja existien durant la resta de l’any?
