L'empresa vista des d'un empleat nou

Cada vegada que una persona s’incorpora a una empresa industrial passa una cosa curiosa. Mentre l’organització continua treballant exactament igual que el dia anterior, algú comença a observar-la per primera vegada.

Per a qui fa anys que forma part de l’empresa, la majoria dels processos, les reunions, les decisions i les formes de treballar resulten completament normals. S’han repetit tantes vegades que han deixat de cridar l’atenció. En canvi, qui acaba d’arribar encara no ha desenvolupat aquest costum. Tot li resulta nou i, precisament per això, comença a fer-se preguntes que ningú més sembla plantejar-se.

La mirada d’un empleat nou pot convertir-se en una de les eines més útils per comprendre com funciona realment una organització. Qui fa anys que és dins observa l’empresa des de l’experiència; qui acaba d’arribar l’observa abans d’haver normalitzat el seu funcionament.

Els primers dies consisteixen a entendre molt més que un lloc de treball

Quan una empresa incorpora un nou professional, acostuma a pensar que durant les primeres setmanes el seu objectiu principal serà aprendre les tasques del seu lloc de treball. Evidentment, aquesta part és important, però no és l’única.

Mentre aprèn què ha de fer, també intenta entendre com funciona l’organització. Observa com circula la informació, qui pren realment les decisions, quins departaments col·laboren entre si i de quina manera es resolen els problemes quotidians.

Sense adonar-se’n, comença a construir una imatge força completa de l’empresa fins i tot abans de dominar la seva pròpia feina.

Un empleat nou no només aprèn tasques. També aprèn com funciona realment l’empresa. I moltes vegades descobreix aspectes que els qui fa anys que hi treballen han deixat de percebre perquè formen part de la rutina.

Allò que ningú explica també forma part de l'organització

Totes les empreses acumulen una enorme quantitat de coneixement que mai no apareix en un procediment ni en un manual. Són petites normes informals que s’han consolidat amb el temps i que tothom aplica gairebé de manera automàtica.

Hi ha persones a les quals sempre es consulta abans de prendre determinades decisions. Hi ha documents que tothom sap on trobar encara que ningú no hagi explicat mai on són. Fins i tot hi ha processos que s’executen d’una manera determinada simplement perquè sempre s’han fet així.

Qui acaba d’incorporar-se no coneix cap d’aquestes normes i les ha d’anar descobrint a poc a poc.

Cada empresa té normes que no estan escrites en cap procediment. Moltes vegades són precisament aquestes normes les que permeten que la feina avanci amb normalitat.

Les preguntes que ningú feia des de feia anys

Durant les primeres setmanes acostuma a produir-se una situació molt interessant. El nou empleat formula preguntes que semblen senzilles, però que obliguen a mirar l’organització des d’una altra perspectiva.

Pot preguntar-se per què un document necessita tantes validacions, per què determinada informació es registra diverses vegades o per què dos departaments realitzen tasques molt semblants. En moltes ocasions rep una resposta immediata: «Sempre ho hem fet així».

Aquest tipus de preguntes poques vegades busquen qüestionar la feina feta. El que fan és tornar a posar el focus sobre decisions que fa molt de temps que van deixar de revisar-se.

Les preguntes de qui acaba d’arribar solen posar el focus en aspectes que els altres han deixat de veure. I precisament per això poden convertir-se en una oportunitat per replantejar processos que avui es consideren normals simplement per costum.

Entre el procediment i la realitat sempre hi ha una distància

En moltes organitzacions conviuen dues versions d’un mateix procés. Hi ha l’explicació oficial, que apareix documentada i descriu com s’hauria de dur a terme la feina. I hi ha l’explicació pràctica, la que els companys transmeten durant els primers dies amb frases com: «En realitat ho fem d’aquesta altra manera».

Aquesta diferència no implica necessàriament que el procediment estigui mal dissenyat. Moltes vegades simplement reflecteix que l’empresa ha evolucionat més de pressa que la seva pròpia documentació.

El procediment ensenya com s’hauria de fer la feina. El dia a dia mostra com s’acaba fent realment.

L'organització també s'entén observant les persones

A mesura que passen els dies, el nou empleat comença a descobrir una cosa que cap organigrama reflecteix. Hi ha determinades persones a les quals tothom recorre quan apareix un dubte o una incidència. No sempre ocupen llocs de responsabilitat, però coneixen tan bé l’empresa que acaben convertint-se en un punt de suport per a la resta de l’organització.

La seva experiència permet resoldre situacions amb rapidesa, però també posa de manifest fins a quin punt alguns processos depenen del coneixement de persones concretes.

Hi ha organitzacions que depenen més de determinades persones del que s’imaginen. I moltes vegades aquesta dependència només es fa visible quan algú nou intenta entendre com funciona tot.

La primera impressió té data de caducitat

La capacitat d’observar l’empresa amb ulls completament nous dura molt poc temps.

Després d’unes setmanes, el nou empleat comença a adaptar-se. Comprèn les dinàmiques internes, deixa de sorprendre’s per situacions que al principi li cridaven l’atenció i acaba incorporant els mateixos costums que la resta de l’equip.

L’organització guanya un treballador integrat, però també perd una perspectiva molt difícil de recuperar.

La primera impressió d’un empleat desapareix molt abans que l’empresa en sigui conscient. I amb ella també desapareix una oportunitat per detectar aspectes que els qui fa anys que hi treballen ja han deixat de qüestionar.

Una reflexió final

Les empreses dediquen molt de temps a analitzar indicadors, revisar processos i mesurar resultats. Tanmateix, poques aprofiten l’oportunitat que apareix cada vegada que algú s’incorpora a l’organització.

Durant uns dies, aquesta persona observa l’empresa amb una objectivitat que la resta ja no pot tenir. Detecta dependències, identifica procediments difícils d’entendre i descobreix formes de treballar que per als qui fa anys que hi són resulten completament normals.

No perquè l’organització funcioni malament, sinó perquè totes les empreses acaben acostumant-se a si mateixes. Escoltar les primeres impressions dels qui acaben d’incorporar-se pot aportar una informació molt valuosa per entendre l’organització des d’una perspectiva diferent.

De vegades, la persona que menys coneix l’empresa és precisament qui millor pot ajudar a comprendre-la.

👉 Si avui preguntessis a l’última persona que s’ha incorporat a la teva empresa què és el que més l’ha sorprès, què respondria?

👉 Quantes de les coses que avui considereu normals continuarien semblant-ho a algú que les observa per primera vegada?

Perquè, en moltes ocasions, la millor manera d’entendre com funciona realment una organització és observar-la durant uns dies a través dels ulls de qui acaba d’arribar.